苏师大财〔2014〕8号  关于印发《江苏师范大学会计账务处理程序制度(2014年修订)》等三个文件的通知
发表日期:2014-08-09   |     文章作者:
校属各单位:
  《江苏师范大学会计账务处理程序制度(2014年修订)》《江苏师范大学财务会计交接工作规定(2014年修订)》《江苏师范大学会计档案管理办法(2014年修订)》已经学校研究通过,现予印发,请遵照执行。
江苏师范大学
2014年7月7日
江苏师范大学会计账务处理程序制度
(2014年修订) 
  第一条 为规范学校会计账务处理程序,提高会计工作效率,保证会计信息质量,根据《高等学校会计制度》《会计基础工作规范》和上级有关规定,制定本制度。
  第二条 会计账务处理程序制度是指对会计凭证、会计账簿、报表等会计核算流程和基本方法的规定,主要内容包括:
  (一)根据《高等学校会计制度》规定,确定学校会计科目和明细科目的设置和使用范围。
  (二)根据国家有关规定和学校会计核算要求,确定会计凭证格式、填制要求、审核内容、传递程序和保管要求等。
  (三)根据国家有关规定和学校会计核算要求,确定总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、各种辅助账的设置、格式、登记、对账、结算和改错等。
  (四)根据《高等学校会计制度》规定,确定对外财务报表的种类和编制要求,同时根据学校内部管理需要确定学校内部会计指标和考核指标。
  第三条 会计科目、凭证、账簿的设置和会计报表的编制要求:
  (一)根据《高等学校会计制度》和上级有关规定的会计科目设置总账和明细账,分为资产、负债、净资产、收入和支出五大类,明细科目根据学校内部管理需要以及有关制度规定设置。
  (二)会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明,是记账的重要依据。会计凭证的格式按规定设置,办理会计事项必须取得或者填制原始凭证,会计人员对原始凭证审核无误后编制记账凭证。
  (三)会计账簿是以记账凭证为依据,全面、连续、系统地记载经济业务的账册,是编制会计报表的重要依据。会计账簿按照《高等学校财务制度》的规定和学校的业务需要设置,设有总账、明细账、日记账和辅助账。
  (四)会计报表是反映学校一定时期财务状况和事业成果的总结性书面文件,按报送时间可分为月报和年报。月报包括资产负债表、收入支出表。年报包括资产负债表、收入支出表、财政拨款收入支出表、固定资产投资决算报表等主表,有关附表以及财务情况说明书等。学校必须根据上级部门统一规定的会计报表的种类、格式、编制方法、报送时间、报送方式按时报送会计报表,做到数字准确、内容完整、说明真实、分析透彻、编报及时。
  第四条 会计账务处理程序。根据业务处理的流程分为报销、记账结账、编制报表、资料归档四个环节。
  (一)报销结算环节:审核原始凭证→填制、打印记账凭证→凭证复核→出纳收、付款。
  (二)记账结账环节:财务主管审核→整理凭证→试算平衡→月末结账。
  (三)编制报表环节:对账→编制报表→打印报表→编写报表附注及其说明。
  (四)资料归档环节:会计资料整理装订→登记归档→移交学校档案馆。
  第五条 凭证审核的规范要求:
  (一)原始凭证审核。
  1.原始凭证必须是符合国家有关法规规定的凭证,外来的凭证须加盖税务机关或财政部门监制章,内部凭证应是学校统一印制的凭证。
  2.原始凭证审核内容,包括接受凭证单位名称,经济业务的内容、数量、单价和金额,填制凭证的日期,填制单位或填制人签章,经办人、验收人或证明人,同时审查原始凭证书写是否清楚,有无涂改、刮擦、挖补现象等。如对原始单据有疑问,应及时向有关人员查询,或向财务负责人反映,按学校相关规定处理。
  3.审批审核内容,包括审批手续是否符合要求,是否符合规定的开支范围及开支标准,部门项目指标有无余额等。
  (二)记账凭证复核。
  1.复核记账凭证的内容包括:记账凭证的编号是否连续,是否附有原始凭证,记录内容与所附原始凭证的内容是否相符,附件张数与实际原始凭证张数是否相符,会计科目应用是否正确,明细科目是否齐全,科目对应关系是否清晰,摘要是否清楚,金额是否正确,借贷关系是否平衡,有关项目是否填列齐全,有关人员是否签字或盖章。
  2.如果发现记账凭证有错,应退回给审核人员改正;
  3.复核人员在复核无误的记账凭证上加盖本人印章。
  第六条 出纳收付款的规范要求:
  (一)出纳人员应根据复核无误的记账凭证收付款。出纳人员接到记账凭证及所附原始凭证后,应对凭证上的收付金额、收付方向进行复核,经确认无误后方可办理收付款。
  (二)收取现金或支票时,应开具相应的收款票据;付款时,应查阅经办人是否签名,签发转账支票时,须请经办人在支票领用簿签名。
  (三)收付款后,出纳人员应在原始凭证上加盖现金或转账“收讫”“付讫”章,以及本人印章。
  (四)出纳每天应办理日结,做到账账相符、账实相符,日清月结。如发现错误应及时更正。
  第七条 记账结账的规范要求:
  (一)记账时,截至记账日的会计凭证必须审核无误;记账后,记账人员应在记账凭证上签章。
  (二)每天(月)打印出凭证汇总表,与出纳核对现金日记账、银行日记账余额,核对无误后,凭证汇总表装订到每天(月)凭证的扉页,和连续编号的凭证装订成册。
  (三)账户按规定定期结账,结账前,本期内所发生的业务须全部登记入账;年终结账前,账证、账账、账实要核对相符;年终结账后,要把各账户的余额结转到下一会计年度。按规定进行会计数据的备份。
  (四)年终按规定打印账簿,填写账簿启用表,将账页分类整理,经审核无误后装订成册,启用表应有账簿经管人员、会计机构负责人或会计主管人员的签章。
  (五)记账凭证和账簿安排专人专柜管理,按会计档案管理规定及时移交学校档案馆。
  第八条 编制会计报表的规范要求:
  (一)月末根据会计账簿记录和其他有关资料,编制真实、准确、完整的月度会计报表。
  (二)季末按照主管部门的规定,根据学校财务管理的需要,科学设置财务分析指标,开展财务分析工作。财务分析指标主要包括反映高等学校预算管理、财务风险管理、支出结构、财务发展能力等方面的指标。
  (三)年末编制年终决算报表,编写财务情况说明书,说明高等学校收入及其支出、结转、结余及其分配、资产负债变动、对外投资、资产出租出借、资产处置、固定资产投资、绩效评价的情况,对本期或者下期财务状况发生重大影响的事项,以及需要说明的其他事项。 
  第九条 本制度自发布之日起施行,原制度自行废止。
  第十条 本制度由计划财务处负责解释。
 
江苏师范大学财务会计交接工作规定
(2014年修订)
 
  财务会计交接工作是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接,有利于明确责任,保持会计工作的连续性。
  会计人员工作调动或者因故离职,必须在规定时间内及时将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的,不得调动或者离职。
  一、会计人员办理移交手续前,必须及时做好以下准备工作:
  1.已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应当填制完毕。
  2.尚未登记的账目,应当登记完毕,并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
  3.整理应该移交的各项资料,对未了事项写出书面材料。
  4.编制移交清册,列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容;从事会计信息化工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘及有关资料、实物等内容。
  二、会计人员办理移交手续时,必须有专人负责监督交接。
  一般会计人员交接,由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监督交接;会计机构负责人、会计主管人员交接,由单位领导人负责监督交接。必要时可由上级主管部门派人会同监督交接。移交人员在办理移交时,要按移交清册逐项移交;接替人员要逐项核对点收。
  1.现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交,库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致,不一致时,移交人员必须限期查清。
  2.会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺,必须查清原因,并在移交清册中注明,由移交人员负责。
  3.银行存款账户余额要与银行对账单核对,如不一致,应当编制银行存款余额调节表调节相符,各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账等有关账户余额核对相符;必要时,要抽查个别账户的余额,与实物核对相符,或者与往来单位、个人核对清楚。
  4.移交人员经管的票据、印章和其他实物等,必须交接清楚;移交人员从事会计信息化工作的,要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。
  5.在办理资产移交时,资产管理员要与接收人一同认真核对移交人移交的实物资产(其名下的全部资产)名称、品牌、规格型号、数量、存放地等是否相符。
  办理资产移交时必须填写《江苏师范大学教职工固定资产移交清单》。移交手续办好后,及时更新固定资产信息,提交国资办审核。
  6.会计机构负责人、会计主管人员移交时,还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等,向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题,应当写出书面材料。
  7.交接完毕时,交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并在移交清册上注明:单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
  8.移交清册应当填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。接替人员应当继续使用移交的会计账簿,不得自行另立新账,以保持会计记录的连续性。
  9.会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的,会计机构负责人、会计主管人员或者单位领导人必须指定有关人员接替或者代理,并办理交接手续。
  临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的,应当与接替或者代理人员办理交接手续。
  移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的,经单位领导人批准,
  可由移交人员委托他人代办移交,但委托人应当承担有关法律责任。
  三、单位撤销时,必须留有必要的会计人员,会同有关人员办理清理工作,编制决算。未移交前,不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。
  四、移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
  五、本规定自发布之日起施行,原《徐州师范大学财务会计交接工作规定》(徐师大财〔2003〕3号)同时废止。
  六、本规定由计划财务处负责解释。
 江苏师范大学会计档案管理办法
(2014年修订)
 
第一章  总则
  第一条  为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》,结合我校实际,特制定本办法。
第二章  会计档案的内容
  第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件和操作人员的密码等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。具体包括:
  (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
  (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
  (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
  (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,财政国库集中支付对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第三章  会计档案的立卷、归档、保管
  第三条 学校每年形成的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理、立卷,装订成册,编制会计档案保管、移交清册。
  (一)财务部门内部应当指定专人保管会计档案,出纳人员不得兼管会计档案。
  (二)会计档案保管员负责会计档案的收集、整理、装订、归卷等工作。每日终了,将当日形成的会计资料收集齐全,锁放于档案柜中,不得散放于桌面等地方;会计档案保管员应准确、齐全、规范填写归档的记账凭单封面日期、起始记账凭证号等信息,将系统整理过的档案按时间顺序依次自左向右、自上而下地排列于档案柜中并妥善保管档案柜钥匙,不得遗失。
  (三)磁性介质会计资料的归档。年度终了,系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注,装盒归档。包括:会计年度数据备份盘;同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件;操作人员的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案电子资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以电子介质保存的会计资料,根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放。
  (四)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门会计档案保管员保管一年,期满之后,应当由财务部门编制移交清册,移交校档案馆统一保管。
  (五)移交校档案馆保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案馆应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第四章  会计档案的查阅
  第四条  学校保存的会计档案不得借出。由财务部门保存及暂未移交档案馆的会计档案按以下规定办理查阅:  
  (一)财务部门必须指定专门档案管理人员负责提供会计档案查阅,其他非指定人员一律不得提供各类会计档案查阅查询。凡查阅档案者须说明所查阅内容及用途,档案管理员按照规定程序进行查阅并办理登记手续。
  (二)严格查阅程序和手续。  
  1. 校内教职工查阅本单位会计档案须持本单位查档证明,查档证明须加盖本单位公章并经单位负责人签字同意;  
  2. 校内教职工查阅有关本人的会计档案,须持个人有效身份证件;
  3. 校内有关部门出于审计、取证等需要查档,通过档案管理人员或财务负责人指定人员提供查阅;   
  4. 校外有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件,并报校办批准后办理查阅手续。
  5. 查阅电子数据,可根据有关规定办理网上查询,或由财务人员办理相关手续后代为查阅。
  如有特殊需要如查阅或复制,需经档案馆或财务部门负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。
第五章  会计档案的保管期限
  第五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年五类。
  月、季度财务报告保管期限为3年,银行余额调节表、银行对账单保管期限为5年,原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、日记账、辅助帐薄、会计移交清册保管期限为15年,年度财务报告(决算)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。
  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第六章  会计档案的销毁
  第六条 保管期满的会计档案,除本办法第七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:
  (一)由校档案馆会同财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
  (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
  (三)销毁会计档案时,应当由校档案馆、财务处、审计处、校纪委、监察处共同派员监销。
  (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
  第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
  正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
  第八条 学校对采用电子计算机进行会计核算的财务部门,除了保存电子信息会计资料外,还须打印出的纸质会计档案。
第七章  附则
  第九条  本办法自发布之日起施行,原《徐州师范大学会计档案管理办法》同时废止。
  第十条  本办法由计划财务处负责解释。
    版权所有:计划财务处     Copyrights 2008-2009   All Rights Reseved
  地       址:江苏省徐州市铜山新区上海路101号     邮箱: jicc@jsnu.edu.cn
  电       话:0516-8333333     传真:0516-83333333     网站设计郁前进QQ:330733909